Dieser Artikel erklärt, wann du als Starter:in Rechnungen an Unterstützende ausstellst und wie Umsatzsteuer, Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer dein Crowdfunding betreffen können.
Muss ich Rechnungen an Unterstützende ausstellen?
Entscheidend ist zuerst, wer rechtlich hinter deinem Projekt steht. Nicht die Bezeichnung als Privatperson, Verein, Stiftung oder Schule entscheidet allein, sondern ob der Projektträger mit dem Crowdfunding unternehmerisch tätig ist und ob Unterstützer:innen eine wirtschaftlich relevante Gegenleistung erhalten.
Was gilt abhängig vom Projektträger?
- Privatperson: Für ein rein privates, nicht unternehmerisches Projekt stellst du keine umsatzsteuerliche Rechnung aus. Verkaufst du jedoch planmäßig Produkte, Tickets, Workshops oder andere Dankeschöns, kannst du dadurch umsatzsteuerlich als Unternehmer:in gelten – auch ohne angemeldetes Unternehmen.
- Einzelunternehmen, Freiberufler:in, GmbH oder anderes Unternehmen: Dankeschöns mit Gegenleistung gehören grundsätzlich zur unternehmerischen Tätigkeit. Prüfe, ob Umsatzsteuer anfällt oder du die Kleinunternehmerregelung nutzt.
- Verein oder Stiftung: Gemeinnützigkeit bedeutet nicht automatisch Umsatzsteuerfreiheit. Ein Verein oder eine Stiftung kann nichtunternehmerische und unternehmerische Bereiche haben. Der Verkauf von Merch, Tickets oder anderen Dankeschöns kann eine unternehmerische Tätigkeit sein. Für echte Spenden ohne Gegenleistung kann eine steuerbegünstigte Organisation stattdessen eine Spendenbescheinigung ausstellen.
- gGmbH: Auch eine gemeinnützige GmbH kann unternehmerisch tätig sein. Bei Dankeschöns mit Gegenleistung muss sie prüfen, ob die Leistung steuerpflichtig, steuerbegünstigt oder steuerfrei ist.
- Schule: Prüfe zuerst, wer der rechtliche Projektträger ist. Das kann ein Förderverein, eine Stiftung, ein privater Schulträger oder bei einer öffentlichen Schule die Kommune beziehungsweise ein anderer öffentlicher Schulträger sein. Für den Förderverein gelten die Regeln für Vereine, für eine Privatschule die Regeln ihres Trägers. Steuerfreie Bildungsleistungen machen den Verkauf von Merch oder anderen Dankeschöns nicht automatisch steuerfrei.
Wann besteht eine Rechnungspflicht?
Für typische Crowdfunding-Dankeschöns gilt:
- Bist du nicht unternehmerisch tätig, stellst du keine Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn aus.
- Bist du unternehmerisch tätig und erbringst eine Leistung an ein anderes Unternehmen oder eine juristische Person, musst du grundsätzlich eine Rechnung ausstellen. Das gilt auch für Kleinunternehmer:innen – dann ohne Umsatzsteuerausweis und mit Hinweis auf § 19 UStG.
- Gegenüber privaten Unterstützer:innen besteht bei typischen Crowdfunding-Dankeschöns in der Regel keine umsatzsteuerliche Rechnungspflicht. Stelle eine Rechnung aus, wenn du sie zugesagt hast oder Unterstützer:innen sie benötigen.
- Für eine freie Unterstützung ohne Gegenleistung oder ein rein symbolisches Dankeschön ohne wirtschaftlich relevanten Wert stellst du grundsätzlich keine Rechnung aus.
Merksatz: Prüfe zuerst den rechtlichen Projektträger, dann dessen unternehmerischen Status und anschließend das konkrete Dankeschön. Bei Vereinen, Stiftungen und Schulen solltest du die Einordnung vor dem Projektstart mit deiner Steuerberatung oder dem zuständigen Träger klären.
Wofür und wem stelle ich eine Rechnung?
Eine Rechnung kann erforderlich sein, wenn Unterstützer:innen eine konkrete Gegenleistung erhalten. Dazu zählen zum Beispiel:
- Produkte oder Merch,
- Tickets oder Veranstaltungen,
- Workshops oder Dienstleistungen,
- digitale Inhalte.
Die Rechnung stellst du der Person oder Organisation aus, die das Dankeschön gekauft hat. Nutze dafür die angegebene Rechnungsadresse.
Kombiniert ein Dankeschön mehrere Leistungen – etwa Buch, T-Shirt und Workshop –, kann für jede Leistung ein anderer Umsatzsteuersatz gelten. Auch Anteile ohne Gegenleistung können getrennt behandelt werden. Mit der Funktion „Aufsplitten“ unter Dankeschöns in Postfunder kannst du solche Bestandteile vor der Rechnungsgenerierung aufteilen. Prüfe die Aufteilung anschließend einzeln.
Wann stelle ich eine Rechnung?
Versende die Rechnung praktisch mit der Lieferung oder nach Erbringung der Leistung, zum Beispiel zusammen mit der Versandbestätigung per E-Mail oder als Beilage im Paket.
Wenn du zur Rechnung verpflichtet bist, muss sie grundsätzlich innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung ausgestellt werden.
Wann muss ich die Umsatzsteuer abführen?
Behandle die über Startnext erhaltenen Bruttobeträge für steuerpflichtige Dankeschöns grundsätzlich als Vorauszahlungen auf deine noch zu erbringenden Leistungen. Die darin enthaltene Umsatzsteuer führst du im Monat beziehungsweise Quartal des Zahlungseingangs auf deinem Konto ab. Plattform- und Zahlungsgebühren ziehst du davon nicht ab, sondern erfasst sie separat als Kosten.
Wenn du später das Dankeschön lieferst oder die Rechnung ausstellst, entsteht auf den bereits vollständig versteuerten Betrag keine zusätzliche Umsatzsteuer. Weise die erhaltene Vorauszahlung in der Rechnung so aus, dass die Umsatzsteuer nicht doppelt gebucht wird.
Welche Umsatzsteuer muss ich berechnen?
Der reguläre Umsatzsteuersatz beträgt in Deutschland 19 %. 7 % gelten nur für gesetzlich begünstigte Leistungen, beispielsweise viele Bücher und E-Books.
In Postfunder kannst du unter Dankeschöns die mögliche Umsatzsteuer mit einer KI-Funktion ermitteln lassen. Prüfe jede Einstufung einzeln. Bei Paketen mit unterschiedlichen Leistungen kannst du dort im Postfunder die Funktion „Aufsplitten“ nutzen.
Nutzt du die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG, musst du keine Umsatzsteuer ausweisen.
Versandkosten folgen umsatzsteuerlich meistens der zugehörigen Hauptleistung.
Wichtig: Das gilt nicht für Zahlungen ohne umsatzsteuerpflichtige Gegenleistung. Bei Stornierungen, Rückzahlungen, zusätzlichen Zahlungen oder Änderungen des Dankeschöns muss die Umsatzsteuer gegebenenfalls korrigiert werden. Diese Hinweise sind eine allgemeine Orientierung und ersetzen keine individuelle Steuerberatung.
Weitere Hintergründe findest du im Startnext-Blog zu Crowdfunding und Steuern.
Welche Steuern können bei einem Crowdfunding anfallen?
Umsatzsteuer, Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer betrachten dein Crowdfunding unterschiedlich. Umsatzsteuer knüpft an einzelne Leistungen und Zahlungen an. Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer knüpfen grundsätzlich an den steuerlichen Gewinn an.
Umsatzsteuer: Steuer auf Dankeschöns mit Gegenleistung
Umsatzsteuer kann anfallen, wenn du für eine Unterstützung eine konkrete Gegenleistung erbringst, zum Beispiel ein Produkt, Ticket, einen Workshop oder einen digitalen Inhalt.
- Maßgeblich ist das Entgelt für das jeweilige Dankeschön. Plattform- und Zahlungsgebühren mindern dieses Entgelt nicht, sondern werden separat als Kosten erfasst.
- Je nach Leistung gelten in Deutschland 19 %, 7 % oder eine gesetzliche Steuerbefreiung.
- Nutzt du die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG, sind deine Umsätze unter den gesetzlichen Voraussetzungen steuerfrei und du weist keine Umsatzsteuer aus.
- Freie Unterstützungen und echte Spenden ohne direkte Gegenleistung unterliegen grundsätzlich nicht der Umsatzsteuer.
- Bist du zum Vorsteuerabzug berechtigt, kannst du die Umsatzsteuer aus zugehörigen betrieblichen Ausgaben nach den allgemeinen Regeln als Vorsteuer abziehen.
Körperschaftsteuer: Steuer auf den Gewinn einer Körperschaft
Körperschaftsteuer betrifft insbesondere GmbHs, UGs, Vereine und Stiftungen. Sie wird nicht auf die gesamte Fundingsumme, sondern grundsätzlich auf das zu versteuernde Einkommen beziehungsweise den steuerlichen Gewinn erhoben.
- Vereinfacht: Einnahmen aus dem Crowdfunding abzüglich abzugsfähiger Projekt- und Betriebsausgaben, zum Beispiel Produktion, Versand sowie Plattform- und Zahlungsgebühren.
- Der Körperschaftsteuersatz in Deutschland beträgt bis einschließlich 2027 15 %. Hinzu kommt der Solidaritätszuschlag auf die Körperschaftsteuer.
- Einzelunternehmen und natürliche Personen zahlen keine Körperschaftsteuer. Bei ihnen kann stattdessen Einkommensteuer auf den Gewinn anfallen.
- Gemeinnützige Vereine, Stiftungen und gGmbHs sind im ideellen Bereich und in anerkannten Zweckbetrieben grundsätzlich begünstigt. Gewinne aus einem steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb können dagegen körperschaftsteuerpflichtig sein.
- Liegen die jährlichen Einnahmen einschließlich Umsatzsteuer aus allen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben, die keine Zweckbetriebe sind, insgesamt bei höchstens 50.000 Euro, unterliegen die zugehörigen Besteuerungsgrundlagen nach § 64 AO nicht der Körperschaft- und Gewerbesteuer. Diese Grenze ist keine Umsatzsteuerbefreiung.
Gewerbesteuer: Steuer auf den gewerblichen Gewinn
Gewerbesteuer kann anfallen, wenn das Crowdfunding zu einem Gewerbebetrieb gehört. Sie wird auf den Gewerbeertrag erhoben und von der jeweiligen Gemeinde festgesetzt.
- Für Einzelunternehmen und Personengesellschaften gilt in Deutschland ein Freibetrag von 24.500 Euro Gewerbeertrag.
- Kapitalgesellschaften wie GmbHs und UGs haben diesen Freibetrag nicht.
- Für bestimmte steuerpflichtige Vereine, Stiftungen und Betriebe juristischer Personen des öffentlichen Rechts kann ein Freibetrag von 5.000 Euro gelten.
- Der verbleibende Gewerbeertrag wird mit der Steuermesszahl von 3,5 % und anschließend mit dem Hebesatz der zuständigen Gemeinde multipliziert.
- Eine echte freiberufliche Tätigkeit unterliegt grundsätzlich nicht der Gewerbesteuer. Der Verkauf von Produkten oder Merch kann jedoch gewerblich sein.
Beispiel zur Einordnung
Du erhältst 100.000 Euro für steuerpflichtige Dankeschöns. Für Produktion, Versand sowie Plattform- und Zahlungsgebühren entstehen 70.000 Euro abzugsfähige Kosten.
- Die Umsatzsteuer richtet sich nach den Entgelten und Steuersätzen der einzelnen Dankeschöns – nicht nach dem verbleibenden Gewinn.
- Für Körperschaftsteuer, Einkommensteuer und Gewerbesteuer ist vereinfacht der Gewinn von 30.000 Euro Ausgangspunkt. Steuerliche Hinzurechnungen, Kürzungen, Freibeträge oder Befreiungen können das Ergebnis verändern.
Wichtig: Auch eine freie Unterstützung kann bei einem steuerpflichtigen Unternehmen als Betriebseinnahme den Gewinn erhöhen, obwohl keine Umsatzsteuer anfällt. Die konkrete Zuordnung hängt von deinem Projektträger, deiner Buchhaltung und der Art der Unterstützung ab. Diese Hinweise sind eine allgemeine Orientierung und ersetzen keine individuelle Steuerberatung.
Weitere Hintergründe findest du im Startnext-Blog zu Crowdfunding und Steuern.
Was muss ich bei einem Crowdfunding zum Jahreswechsel beachten?
Wenn dein Crowdfunding rund um den Jahreswechsel endet, ist vor allem wichtig: Für die steuerliche Verbuchung zählt häufig der Zeitpunkt, an dem dir das Geld tatsächlich ausgezahlt wird beziehungsweise zufließt – nicht nur, wann Unterstützer:innen zahlen oder wann dein Projekt endet.
Die Auszahlung kann bis zu etwa 21 Tage nach dem Ende der Finanzierungsphase dauern, sofern deine Legitimation vollständig ist und es keine offenen Nachforderungen bei Stripe gibt. Plane diesen Zeitraum bei deiner Projektlaufzeit und – falls relevant – bei Rechnungsstellung und Spendenbescheinigungen mit ein.
Was sollte ich konkret prüfen?
- Wann endet deine Finanzierungsphase?
- Wann ist die Auszahlung voraussichtlich?
- Hast du die Legitimation vollständig abgeschlossen oder gibt es offene Stripe-Anforderungen?
- Stellst du Rechnungen aus oder brauchst du Spendenbescheinigungen?
- Welche Besteuerungsart und welcher Leistungszeitpunkt gelten in deinem Fall?
Szenario 1: Einzug vor dem Jahreswechsel, Auszahlung nach dem Jahreswechsel
Die Unterstützungen werden im alten Jahr eingezogen, die Fundingsumme wird aber erst im neuen Jahr an dich ausgezahlt.
Was bedeutet das typischerweise?
- Einkommensteuer, Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer: Häufig ist der Zeitpunkt relevant, zu dem dir das Geld tatsächlich zufließt. Die Zuordnung erfolgt dann typischerweise im neuen Jahr.
- Umsatzsteuer: Die Zuordnung kann je nach Besteuerungsart und Leistungszeitpunkt abweichen. Bei der Soll-Versteuerung kann entscheidend sein, wann die Leistung erbracht wird. Bei der Ist-Versteuerung ist häufig der tatsächliche Geldeingang relevant.
Szenario 2: Einzug und Auszahlung vor dem Jahreswechsel
Die Unterstützungen werden im alten Jahr eingezogen und die Fundingsumme wird ebenfalls im alten Jahr ausgezahlt.
Was bedeutet das typischerweise?
Die steuerliche Zuordnung fällt häufig ebenfalls in das alte Jahr, weil dir das Geld noch im alten Jahr zufließt.
Szenario 3: Einzug und Auszahlung nach dem Jahreswechsel
Die Unterstützungen werden im neuen Jahr eingezogen und die Fundingsumme wird im neuen Jahr ausgezahlt.
Was bedeutet das typischerweise?
In der Regel liegen dann sowohl der Einzug als auch der Zufluss im neuen Jahr.
Diese Szenarien sind eine allgemeine Orientierung. Welche steuerliche Zuordnung für dich gilt, hängt von deiner Rechtsform, deiner Buchhaltung, der Besteuerungsart und dem Leistungszeitpunkt ab. Kläre deinen konkreten Fall mit deiner Steuerberatung.